Czy firma w restrukturyzacji może dalej wystawiać faktury?

Tak, firma w restrukturyzacji co do zasady może dalej wystawiać faktury, sprzedawać, realizować zamówienia i przyjmować nowe zlecenia. Sama restrukturyzacja nie jest zakazem prowadzenia działalności. Trzeba jednak od razu oddzielić trzy sprawy: prawidłowe oznaczenie firmy na dokumentach, bieżące płatności po dacie granicznej oraz zakres decyzji, które zarząd może podejmować samodzielnie.

Jeżeli firma ma działać dalej, fakturowanie nie jest dodatkiem do postępowania, tylko elementem finansowania bieżącej działalności. Nowa faktura sprzedażowa może dać wpływ gotówki, ale nowe koszty, VAT, ZUS, wynagrodzenia, czynsz, leasing, dostawy i podwykonawcy nie stają się przez to automatycznie starym długiem do układu. W praktyce właśnie tutaj rozstrzyga się, czy restrukturyzacja przedsiębiorstwa ma realny sens operacyjny.

Stan prawny i podatkowy w tym tekście uwzględnia informacje aktualne na 13 maja 2026 r., w tym tekst jednolity Prawa restrukturyzacyjnego ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 533 oraz etapowe wdrożenie KSeF w 2026 r.

Krótka odpowiedź: co wolno, a co trzeba sprawdzić

Najprostsza odpowiedź brzmi: firma w restrukturyzacji może wystawić fakturę, jeżeli faktycznie sprzedaje towar albo wykonuje usługę i robi to zgodnie z zasadami podatkowymi. Restrukturyzacja nie znosi obowiązków wynikających z VAT, nie zwalnia z KSeF i nie pozwala wystawiać dokumentów z nieaktualnymi danymi identyfikacyjnymi.

Nie oznacza to jednak, że każda decyzja handlowa jest neutralna. Standardowa faktura za bieżącą usługę to coś innego niż duży kontrakt z odroczoną płatnością, ugoda z jednym klientem, sprzedaż istotnego składnika majątku albo umowa, która wymaga dużego finansowania materiałów przed otrzymaniem zapłaty.

Praktyczny wniosek: fakturę można wystawić, ale nie wolno udawać, że fakturowanie samo rozwiązuje problem płynności. Jeżeli firma wystawia nowe faktury, a równocześnie nie ma środków na wykonanie zamówień i podatki od tej sprzedaży, problem nie jest księgowy, tylko operacyjny.

Co zmienia się na fakturze po otwarciu postępowania

Punktem odniesienia jest art. 66 Prawa restrukturyzacyjnego. Otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego nie odbiera dłużnikowi zdolności prawnej ani zdolności do czynności prawnych, więc firma nadal może występować w obrocie. Jednocześnie po wydaniu przez sąd postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego przedsiębiorca występuje pod dotychczasową firmą z dodaniem oznaczenia „w restrukturyzacji”.

Dla księgowości i sprzedaży oznacza to prosty, ale ważny obowiązek porządkowy: nowe dokumenty wychodzące do kontrahentów powinny być spójne z aktualnym statusem firmy. Chodzi nie tylko o sam plik PDF faktury, ale też o system, z którego faktura jest generowana.

Najpierw trzeba jednak ustalić tryb. Inaczej wygląda sytuacja po sądowym otwarciu przyspieszonego postępowania układowego, postępowania układowego albo sanacji, a inaczej w postępowaniu o zatwierdzenie układu, gdzie pojawia się dzień układowy i obwieszczenie w KRZ. Przy PZU nie warto automatycznie przenosić wniosku o dopisku z klasycznego sądowego otwarcia postępowania bez sprawdzenia dokumentów i aktualnego statusu w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Krótka checklista wdrożeniowa

Po ustaleniu statusu sprawy sprawdź:

• system fakturowy i ERP: czy nazwa sprzedawcy pobiera aktualne dane,
• KSeF: czy dane identyfikacyjne są zgodne z aktualnym sposobem występowania firmy w obrocie,
• generator PDF i szablony faktur: czy nie działają równolegle stare wzory,
• oferty, proformy i zamówienia: bo one również trafiają do kontrahentów,
• umowy i aneksy: zwłaszcza nagłówki, oznaczenie stron i stopki,
• podpisy mailowe oraz CRM: handlowcy często wysyłają dokumenty z lokalnych szablonów,
• stronę z danymi firmy i pliki do pobrania: jeżeli identyfikują przedsiębiorcę wobec rynku,
• rachunki bankowe i instrukcje płatnicze: żeby klient wiedział, gdzie zapłacić.

Od 2026 r. trzeba też pamiętać o KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. najmniejsi podatnicy mogą korzystać z przejściowego wyjątku, jeżeli łączna miesięczna sprzedaż brutto dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł. Restrukturyzacja sama w sobie nie zmienia tych progów.

Stare długi a nowe zobowiązania

Najważniejsza granica w codziennym działaniu firmy nie przebiega między „przed restrukturyzacją” i „po restrukturyzacji” w potocznym sensie. Trzeba ustalić konkretną datę graniczną: w PZU zwykle będzie to dzień układowy, a w trybach sądowych dzień otwarcia postępowania. Od tej daty inaczej ocenia się stare wierzytelności i nowe zobowiązania.

Historyczne zadłużenie może być objęte układem według zasad właściwych dla danego trybu. Natomiast zobowiązania powstające po dacie granicznej trzeba traktować jako bieżące. To właśnie one pokazują, czy firma potrafi działać po uruchomieniu procedury.

Do bieżących płatności zaliczaj w szczególności:

• nowe faktury od dostawców i podwykonawców,
• bieżący VAT i inne podatki,
• składki ZUS,
• wynagrodzenia,
• czynsz, media, energia, paliwo i koszty lokalu,
• leasingi oraz koszty aktywów potrzebnych do pracy,
• zakupy materiałów i usług potrzebnych do wykonania nowych zleceń.

To rozróżnienie szerzej pokazują skutki postępowania restrukturyzacyjnego, ale dla faktur wystarczy zapamiętać jedną rzecz: nowa faktura dostawcy nie jest automatycznie „zamrożona” tylko dlatego, że firma jest w restrukturyzacji. Jeżeli powstała po właściwej dacie granicznej, trzeba planować jej terminową zapłatę.

Dlaczego faktura sprzedażowa nie wystarczy

Firma może wystawić fakturę na pełną wartość zlecenia, ale realna płynność zależy od tego, kiedy klient zapłaci i jakie koszty trzeba ponieść wcześniej. Jeżeli wykonanie zamówienia wymaga zakupu materiałów, pracy podwykonawców, transportu, wynagrodzeń i podatków, sama sprzedaż księgowa nie finansuje jeszcze działalności.

Przed przyjęciem nowego zlecenia zadaj cztery pytania:

1. Kiedy realnie wpłynie płatność od klienta?
   Termin na fakturze to nie to samo co gotówka na rachunku.

2. Jakie koszty trzeba zapłacić przed wpływem?
   Materiały, wynagrodzenia, paliwo, podwykonawcy i podatki mogą pojawić się wcześniej niż zapłata klienta.

3. Czy klient ma podstawy do potrącenia albo zatrzymania płatności?
   Spory, reklamacje, kaucje i retencje trzeba uwzględnić przed podpisaniem umowy.

4. Czy zlecenie nie wymaga zgody organu postępowania?
   Standardowa sprzedaż to jedno. Duża umowa, nietypowy rabat albo zabezpieczenie mogą przekraczać zwykły zarząd.

Nowe zlecenia, umowy i zamówienia

Nowe zlecenia po otwarciu restrukturyzacji są możliwe, ale nie powinny być przyjmowane automatycznie. W restrukturyzacji sprzedaż ma sens wtedy, gdy pomaga utrzymać przedsiębiorstwo i wykonać układ, a nie wtedy, gdy tworzy kolejne zobowiązania bez pokrycia.

Punktem wyjścia jest zakres zarządu. W PZU dłużnik co do zasady działa z udziałem nadzorcy układu. W przyspieszonym postępowaniu układowym i postępowaniu układowym dłużnik zwykle zachowuje zarząd własny, ale czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody nadzorcy sądowego, chyba że ustawa przewiduje inny tryb. W sanacji rola zarządcy jest znacznie większa, a samodzielność dotychczasowego zarządu może być istotnie ograniczona.

Nie da się stworzyć jednej listy czynności zawsze bezpiecznych dla każdej firmy. Ten sam kontrakt w jednej spółce będzie zwykłą, codzienną sprzedażą, a w innej może być transakcją o nietypowej skali i ryzyku.

Praktyczny test przed podpisaniem zlecenia powinien mieć charakter finansowy, nie tylko prawny. Trzeba policzyć nie tylko przychód z faktury, ale też wariant ostrożnościowy: opóźnienie płatności klienta, wzrost kosztów, reklamację, potrącenie, brak materiału albo konieczność zapłaty podwykonawcy przed wpływem od odbiorcy.

Kiedy nie warto brać nowego zlecenia

Nowe zlecenie może wyglądać dobrze w sprzedaży, ale być złe dla restrukturyzacji. Nie warto przyjmować zamówienia, jeżeli:

• firma nie ma środków na materiały albo podwykonawców,
• płatność klienta przyjdzie później niż krytyczne koszty wykonania,
• marża jest zbyt niska, żeby pokryć ryzyko opóźnienia,
• klient ma szerokie prawo potrącenia albo zatrzymania płatności,
• zlecenie wymaga zgody nadzorcy albo zarządcy, a firma chce podpisać je „na szybko”,
• wykonanie zamówienia odciąga zasoby od bardziej rentownych kontraktów,
• powstanie nowy VAT, ale nie ma środków na jego terminową obsługę.

Wniosek decyzyjny jest prosty: w restrukturyzacji sprzedaż jest potrzebna, ale tylko taka, którą da się wykonać i rozliczyć bez tworzenia nowego zadłużenia.

Płatności od klientów i przelewy bieżące

Kontrahent nie powinien wstrzymywać zapłaty faktury wyłącznie dlatego, że sprzedawca jest w restrukturyzacji. Sama informacja o postępowaniu nie zastępuje reklamacji, potrącenia, prawa zatrzymania, kaucji, retencji ani innej podstawy wynikającej z umowy lub przepisów.

W praktyce trzeba jednak sprawdzić, czy pieniądze z faktury rzeczywiście trafią tam, gdzie firma zakłada. Najczęstsze blokady nie wynikają z samej faktury, ale z otoczenia płatności.

Sprawdź w szczególności:

• zajęcia rachunków: czy rachunek wskazany na fakturze nie jest objęty egzekucją albo ograniczeniami,
• cesje wierzytelności: czy należność od klienta nie została przeniesiona na bank, faktora albo innego wierzyciela,
• faktoring: czy umowa faktoringu pozwala finansować nowe faktury i jakie dokumenty trzeba przekazać,
• split payment: czy część środków trafi na rachunek VAT i czy firma ma plan korzystania z tych pieniędzy,
• potrącenia: czy klient nie ma własnych roszczeń, kar, reklamacji albo not obciążeniowych,
• instrukcje płatnicze: czy handlowcy, księgowość i klienci używają tego samego rachunku oraz tej samej nazwy firmy.

Chaos w płatnościach potrafi zniszczyć nawet rentowną sprzedaż. Firma może mieć podpisane zamówienia i wystawione faktury, ale jeżeli wpływy trafiają na rachunek objęty zajęciem, do faktora bez aktualnego porozumienia albo są kompensowane przez klienta, cash-flow nie zadziała.

Checklista na pierwsze dni po otwarciu albo obwieszczeniu

Po uruchomieniu restrukturyzacji firma potrzebuje krótkiego planu operacyjnego. Nie chodzi o rozbudowany regulamin, tylko o jasną sekwencję decyzji dla zarządu, księgowości i sprzedaży.

1. Ustal status postępowania

Najpierw sprawdź, czy firma jest po obwieszczeniu w PZU, po sądowym otwarciu PPU lub postępowania układowego, czy w sanacji. Zapisz datę graniczną, organ postępowania, zakres zarządu i osoby, które zatwierdzają niestandardowe czynności.

Bez tego zespół sprzedaży i księgowość będą działać na skrótach: „jesteśmy w restrukturyzacji”, „mamy ochronę”, „można wystawiać faktury”. To za mało do bezpiecznej pracy.

2. Popraw dane fakturowe i komunikację

Zaktualizuj dane w systemach źródłowych, a nie tylko w jednym szablonie. Jeżeli ERP zasila KSeF, PDF, CRM i oferty, poprawka w pojedynczym pliku nie rozwiąże problemu. Warto wykonać próbne wygenerowanie faktury, oferty, proformy i umowy, a potem sprawdzić, czy dane są spójne.

3. Zbuduj listę bieżących płatności

Oddziel stare zobowiązania od tych, które powstały po dacie granicznej. Dla bieżących kosztów ustal termin, kwotę, priorytet i źródło finansowania. Osobno zaznacz podatki, składki, wynagrodzenia, czynsz, media, leasing, dostawców krytycznych oraz koszty wykonania zleceń.

4. Wprowadź test nowych zleceń

Przed podpisaniem umowy albo przyjęciem większego zamówienia handlowiec powinien znać odpowiedź na kilka pytań:

• jaka jest marża po kosztach wykonania,
• kiedy klient realnie zapłaci,
• jakie koszty trzeba ponieść wcześniej,
• czy klient ma prawo potrącenia, zatrzymania albo reklamacji,
• czy transakcja mieści się w zwykłym zarządzie,
• czy potrzebna jest zgoda nadzorcy albo zarządcy.

5. Uporządkuj rachunki i cesje

Przy każdej większej fakturze sprzedażowej ustal, gdzie trafi płatność. Jeżeli istnieją cesje, faktoring, zajęcia rachunków albo split payment, nie wystarczy wpisać standardowego numeru konta. Trzeba sprawdzić, czy instrukcja płatnicza jest zgodna z umowami i nie pogorszy płynności.

6. Zatrzymaj wyjątki do akceptacji

Rabaty poza standardem, długie terminy płatności, ugody, kompensaty, zwroty zaliczek, sprzedaż aktywów, kary umowne i porozumienia z wybranymi kontrahentami powinny trafiać do osobnej akceptacji. To nie są zwykłe faktury za codzienną sprzedaż.

Najczęstsze błędy przy fakturach w restrukturyzacji

Największy błąd polega na myśleniu, że skoro restrukturyzacja pozwala firmie dalej działać, to sprzedaż można prowadzić tak samo jak wcześniej. W praktyce trzeba działać dalej, ale z większą kontrolą danych, płatności i nowych zobowiązań.

Typowe błędy to:

• wystawianie faktur ze starymi danymi firmy po sądowym otwarciu postępowania,
• brak rozdzielenia zobowiązań historycznych i bieżących,
• podpisywanie nowych zleceń bez policzenia kosztów wykonania,
• traktowanie nowego VAT, ZUS i faktur dostawców jak problemu „do późniejszego układu”,
• brak kontroli cesji i faktoringu przy należnościach od klientów,
• przyjmowanie dużych zamówień bez sprawdzenia zwykłego zarządu,
• wstrzymywanie płatności wybranym dostawcom mimo tego, że są krytyczni dla wykonania bieżących zleceń,
• brak jednej instrukcji dla handlowców, księgowości i osób podpisujących umowy.

FAQ

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: firma w restrukturyzacji może dalej fakturować, ale każda nowa faktura powinna być osadzona w realnym planie płynności. Jeżeli sprzedaż generuje wpływy, pozwala płacić bieżące koszty i nie wymaga ryzykownych decyzji poza zwykłym zarządem, może wspierać restrukturyzację. Jeżeli tworzy nowe zobowiązania bez finansowania, może stać się kolejnym źródłem problemu.